Warsaw 19115 - City Contact Center

I. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z wirtualnego asystenta dostępnego na portalu Warszawa 19115 (dalej: „Chatbot”).
2. Chatbot udostępnia ogólne informacje dotyczące usług i funkcjonowania Urzędu m.st. Warszawy na podstawie bazy wiedzy systemu Warszawa 19115.
3. Administratorem portalu Warszawa 19115 i Chatbota jest Prezydent m.st. Warszawy z siedzibą w Warszawie (00-950), Pl. Bankowy 3/5.
4. Korzystanie z Chatbota jest dobrowolne i bezpłatne.
5. Regulamin jest udostępniany w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

II. Zakres działania

1. Chatbot służy do udzielania informacji o charakterze pomocniczym na podstawie istniejącej bazy wiedzy systemu Warszawa 19115.
2. Chatbot nie prowadzi postępowań administracyjnych, nie przyjmuje zgłoszeń, wniosków ani pism kierowanych do Urzędu.
3. Chatbot nie zastępuje kontaktu z urzędnikiem ani oficjalnych kanałów komunikacji z Urzędem.
4. W celu uzyskania informacji urzędowych, wiążących lub wymagających weryfikacji danych użytkownik powinien korzystać z dostępnych oficjalnych kanałów kontaktu, w tym formularzy, infolinii lub osobistej wizyty.
5. Pytania kierowane do chatbota powinny być formułowane w sposób krótki, jasny i rzeczowy.
6. Chatbot udziela odpowiedzi wyłącznie w języku polskim.

III. Zasady korzystania

1. Użytkownik korzysta z Chatbota zgodnie z obowiązującym prawem, Regulaminem i zasadami współżycia społecznego.
2. Korzystanie z Chatbota nie wymaga podawania danych osobowych.
3. Użytkownik nie powinien wprowadzać do Chatbota treści:
   • wulgarnych, obraźliwych lub naruszających dobra osobiste,
   • niezgodnych z prawem,
   • zawierających dane osobowe, informacje poufne lub tajemnice prawnie chronione.
4. Użytkownik powinien korzystać z Chatbota w sposób nienaruszający stabilności, integralności i bezpieczeństwa systemu informatycznego.
5. Administracja może blokować dostęp w przypadku korzystania niezgodnego z Regulaminem.

IV. Zasady dotyczące danych osobowych (RODO)

1. Chatbot nie jest przeznaczony do przetwarzania danych osobowych i nie wymaga ich podawania.
2. Użytkownik nie powinien wprowadzać do Chatbota żadnych danych osobowych – zarówno swoich, jak i osób trzecich.
3. Wprowadzenie danych osobowych przez użytkownika następuje wyłącznie z jego własnej inicjatywy i na jego wyłączną odpowiedzialność.
4. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za skutki ujawnienia danych osobowych lub innych informacji poufnych przez użytkownika w treści rozmowy.
5. Treści wpisane przypadkowo mogą być automatycznie usuwane w ramach standardowych procesów technicznych systemu i nie są wykorzystywane do identyfikacji osoby.
6. Administrator nie prowadzi identyfikacji użytkowników na podstawie treści rozmów, a dane techniczne przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania i bezpieczeństwa Chatbota.
7. Sprawy wymagające podania danych osobowych powinny być realizowane wyłącznie za pośrednictwem dedykowanych kanałów komunikacji Urzędu.
8. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez m.st. Warszawę dostępne są w polityce prywatności portalu Warszawa 19115.

V. Bezpieczeństwo

1. Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne zapewniające prawidłowe działanie oraz bezpieczeństwo Chatbota.
2. Korzystanie z usług internetowych wiąże się z typowymi ryzykami technicznymi, takimi jak przerwy w dostępności, opóźnienia czy zakłócenia w działaniu systemu.
3. Administrator monitoruje działanie Chatbota i wprowadza stosowne usprawnienia w celu utrzymania jego poprawnego działania.

VI. Odpowiedzialność

1. Informacje udzielane przez Chatbota mają charakter ogólny, pomocniczy i niewiążący.
2. Chatbot nie dokonuje interpretacji przepisów prawa ani nie podejmuje decyzji administracyjnych.
3. Użytkownik powinien weryfikować istotne informacje w oficjalnych kanałach kontaktu z Urzędem.
4. Decyzje podejmowane na podstawie odpowiedzi Chatbota podejmowane są na wyłączną odpowiedzialność użytkownika.
5. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
   • skutki korzystania z Chatbota niezgodnie z Regulaminem,
   • wprowadzanie przez użytkowników treści niezgodnych z prawem,
   • działanie siły wyższej lub problemy techniczne pozostające poza kontrolą Administratora.

VII. Zgłaszanie błędów i uwag

1. Użytkownik może zgłaszać błędy, nieprawidłowości lub propozycje usprawnień za pośrednictwem dostępnych kanałów kontaktu na portalu Warszawa 19115.
2. Zgłoszenia te służą poprawie jakości działania i rozwijaniu Chatbota.

VIII. Postanowienia końcowe

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
2. Informacja o zmianach Regulaminu będzie udostępniana na portalu Warszawa 19115.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
4. Korzystanie z Chatbota oznacza akceptację Regulaminu.