Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń
Tutaj dowiesz się co zrobić, aby otrzymać z rejestru stanu cywilnego zaświadczenie o:
- stanie cywilnym,
- zamieszczonych lub niezamieszczonych w tym rejestrze danych dotyczących wskazanej osoby,
- nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
Krok po kroku
- Wypełnij i podpisz wniosek o wydanie zaświadczenia z rejestru stanu cywilnego. Przekaż go do urzędu wraz z wymaganymi dokumentami. Możesz to zrobić na kilka sposobów – szczegółowe informacje znajdziesz sekcji Miejsce złożenia i odbioru.
- Zapłać opłatę skarbową – szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Opłaty.
- Po rozpatrzeniu wniosku wydamy potrzebne Ci zaświadczenie lub postanowienie o odmowie jego wydania.
Wymagane dokumenty
- Wniosek o (wybierz właściwy dla swojej sprawy):
- Potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej.
- Dokument, który potwierdzi Twój interes prawny, jeżeli nie masz ustawowych uprawnień do otrzymania zaświadczenia. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Uwagi.
- Do wglądu dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
- Pełnomocnictwo – jeśli w sprawie reprezentuje Cię pełnomocnik. Jeśli chcesz złożyć kopię takiego pełnomocnictwa musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez jedną z tych osób:
- notariusza
- adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie
- upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę. Musisz wtedy okazać również oryginał dokumentu.
Jeśli chcesz sprawdzić jakie masz prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych w tej sprawie, przeczytaj naszą Klauzulę informacyjną (490 kB).pdf.
Opłaty
Wysokość opłaty skarbowej zależy od rodzaju zaświadczenia:
- 38 zł – za zaświadczenie o stanie cywilnym,
- 24 zł – za zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- 24 zł – za zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
Możliwe opłaty dodatkowe:
- 17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo, którego udzielasz małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi, prawnukowi) lub rodzeństwu jest zwolnione z opłaty.
- 5 zł – opłata skarbowa za poświadczenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu. Opłatę liczymy za poświadczenie każdej zaczętej strony. Jeśli składasz oryginały lub dokumenty już poświadczone za zgodność z oryginałem – nie będziemy pobierać tej opłaty.
- 17 zł – opłata skarbowa za formularz wielojęzyczny, który możesz otrzymać do zaświadczenia o stanie cywilnym.
Za formularz wielojęzyczny możesz zapłacić:
- przelewem na rachunek bankowy:
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
23 1030 1508 0000 0005 5000 1004
W tytule przelewu napisz za co jest ta opłata, np.: „Opłata za formularz wielojęzyczny dla XXX XXX” – podaj imię i nazwisko osoby, której formularz dotyczy. - bezgotówkowo na miejscu – jeśli tam, gdzie składasz wniosek, dostępny jest terminal, opłatomat itd.,
- w kasie urzędu dzielnicy: Białołęka, Praga-Południe, Targówek, Ursus, Ursynów, Wilanów.
Opłaty skarbowe możesz zapłacić:
- przelewem na rachunek bankowy urzędu:
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Centrum Obsługi Podatnika
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
W tytule przelewu napisz za co jest ta opłata, np.: „Opłata skarbowa za zaświadczenie XXX XXX” – wpisz za jakie zaświadczenie płacisz oraz podaj imię i nazwisko osoby, której zaświadczenie dotyczy. - w dowolnej kasie urzędu,
- bezgotówkowo na miejscu – jeśli tam, gdzie składasz wniosek, dostępny jest terminal, opłatomat itd.
Miejsce złożenia i odbioru
Wniosek możesz złożyć:
- osobiście
- w wybranej siedzibie USC,
[!] Wniosku nie złożysz w siedzibie przy ul. T. Chałubińskiego 8 (Wydział Zagranicznej Rejestracji Stanu Cywilnego) oraz w siedzibie przy ul. Falęckiej 10.
- w wybranej siedzibie USC,
- przez internet na stronie mobywatel.gov.pl,
- pocztą na adres wybranej siedziby USC.
[!] Wniosek o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego złóż do USC, w którym powinna znajdować się księga.
[!] Wniosek o zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz wniosek o zaświadczenie o stanie cywilnym możesz złożyć w każdym USC w Polsce.
Składam wniosek osobiście:
1. Pobierz i wypełnij wniosek, który dotyczy Twojej sprawy. Podpisz go.
[!] Druki wniosków są też dostępne w urzędzie.
2. Zapłać opłatę skarbową za wydanie zaświadczenia (szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Opłaty).
3. Dołącz do wniosku wymagane dokumenty.
4. Złóż wniosek w dowolnej siedzibie USC lub wyślij go pocztą.
Jak przekażemy Ci zaświadczenie
Zaświadczenie otrzymasz w takiej formie, o którą poprosisz: papierowej lub elektronicznej. Przekażemy Ci je w podany we wniosku sposób: osobiście w urzędzie, listem poleconym lub drogą elektroniczną.
Składam wniosek przez internet
Aby skorzystać z tej opcji musisz mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego – załóż go online.
1. Wejdź na stronę serwisu Rzeczypospolitej Polskiej "Uzyskaj zaświadczenie o stanie cywilnym"
2. Wybierz sposób złożenia dokumentów – przez skrzynkę ePUAP lub e-Doręczeń.
3. Przygotuj wniosek i wymagane dokumenty. Dołącz je, podpisz treść wiadomości i wyślij.
[!] E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jeśli chcesz skorzystać z tego systemu, musisz złożyć wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Więcej o tym dowiesz się ze strony https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.
Zaświadczenia możesz otrzymać w formie dokumentu elektronicznego.
[!] Zaświadczenie w formie elektronicznej może być wykorzystane wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywane. Wydruk takiego zaświadczenia nie jest dokumentem urzędowym.
Jednostka odpowiedzialna
Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy
Termin odpowiedzi
- Do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego.
- Do 10 dni roboczych – jeśli akt był sporządzony w innym urzędzie stanu cywilnego i nie został jeszcze przeniesiony do rejestru.
Tryb odwoławczy
Kierownik USC może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli nie masz uprawnień do jego otrzymania, np. informacje, o które prosisz dotyczą innej osoby i nie wykażesz interesu prawnego do ich uzyskania. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie wydania zaświadczenia. Na złożenie odwołania masz 14 dni od daty otrzymania takiej decyzji. Odwołanie kieruj do Wojewody Mazowieckiego, ale złóż je u kierownika USC, który wydał odmowną decyzję.
Uwagi
- Zaświadczenie o stanie cywilnym może otrzymać wyłącznie osoba, której to zaświadczenie dotyczy (art. 49 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego).
- Zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą otrzymać:
- osoba, której zaświadczenie dotyczy, i jej małżonek,
- wstępni: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie,
- zstępni: dzieci, wnuki prawnuki a także rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy,
- opiekun prawny (musi przedstawić prawomocne postanowienie sądu),
- inne osoby, które wykażą interes prawny na podstawie dokumentu.
[!] Interes prawny masz wtedy, gdy musisz przedstawić zaświadczenie, żeby załatwić swoją sprawę np. w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Aby wykazać taki interes prawny musisz przedstawić w USC dokument, który potwierdzi taką potrzebę np. wezwanie z sądu do złożenia zaświadczenia.
- Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego może otrzymać osoba:
- której dotyczy dokument potwierdzający zdarzenie (np. urodzenie),
- która wykaże interes prawny,
- która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.
- Wielojęzyczny standardowy formularz do dokumentu urzędowego (tłumaczenie pomocnicze) jest wydawany do zaświadczeń o stanie cywilnym. Formularz nie jest samodzielnym dokumentem. Może być przedstawiany tylko z dokumentem, do którego został wydany, np. z zaświadczeniem o stanie cywilnym.
Wniosek o wydanie formularza możesz złożyć:
- jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu, do którego ma zostać dołączony,
- po wydaniu dokumentu, do którego ma być dołączony, pod warunkiem, że został wydany w USC. W tej sytuacji z wnioskiem o wydanie formularza musisz złożyć również ten dokument.
[!] We wniosku o wydanie formularza musisz podać język państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w którym ma być sporządzony wielojęzyczny formularz.