Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń
Tutaj dowiesz się co zrobić, aby otrzymać z rejestru stanu cywilnego zaświadczenie o:
- stanie cywilnym,
- zamieszczonych lub niezamieszczonych w tym rejestrze danych dotyczących wskazanej osoby,
- nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
Krok po kroku
- Zapłać opłatę skarbową – szczegółowe informacje znajdziesz sekcji Opłaty.
- Złóż w urzędzie wniosek o wydanie zaświadczenia oraz wymagane dokumenty. Możesz to zrobić na kilka sposobów – szczegółowe informacje znajdziesz sekcji Miejsce złożenia i odbioru.
- Po rozpatrzeniu wniosku wydamy potrzebne Ci zaświadczenie lub postanowienie o odmowie jego wydania.
Wymagane dokumenty
- Wniosek o wydanie zaświadczenia.
- Potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej, na przykład potwierdzenie przelewu lub pokwitowanie, które otrzymasz w kasie urzędu czy opłatomacie.
- Dokument, który potwierdzi Twój interes prawny, jeżeli nie masz ustawowych uprawnień do otrzymania zaświadczenia. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Uwagi.
- Do wglądu dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
- Jeśli chcesz załatwiać sprawę przez pełnomocnika przygotuj odpowiednie pełnomocnictwo. Jeśli chcesz złożyć kopię takiego pełnomocnictwa musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez:
- notariusza lub
- adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie lub
- upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę. Musisz wtedy okazać również oryginał dokumentu.
Jeśli chcesz sprawdzić jakie masz prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych w tej sprawie, przeczytaj naszą Klauzulę informacyjną.
Opłaty
Wysokość opłaty skarbowej zależy od rodzaju zaświadczenia:
- 38 zł – za zaświadczenie o stanie cywilnym,
- 24 zł – za zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby,
- 24 zł – za zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego.
Możliwe opłaty dodatkowe:
- 17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo, którego udzielasz małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi, prawnukowi) lub rodzeństwu jest zwolnione z opłaty.
- 17 zł – opłata skarbowa za formularz wielojęzyczny, który możesz otrzymać do zaświadczenia o stanie cywilnym.
Opłatę możesz wpłacić:
- przelewem na rachunek bankowy urzędu:
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Centrum Obsługi Podatnika
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
W tytule przelewu napisz za co jest ta opłata, np.: „Opłata skarbowa za zaświadczenie o stanie cywilnym Jana Kowalskiego” – wpisz za jakie zaświadczenie płacisz oraz podaj imię i nazwisko osoby, której zaświadczenie dotyczy. - w dowolnej kasie Urzędu m.st. Warszawy,
- w opłatomacie w dowolnej siedzibie USC m.st. Warszawy – jeśli jest dostępny.
Za formularz wielojęzyczny możesz zapłacić:
- przelewem na rachunek bankowy:
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
23 1030 1508 0000 0005 5000 1004
W tytule przelewu napisz za co jest ta opłata, np.: „Opłata za formularz wielojęzyczny Jana Kowalskiego” – podaj imię i nazwisko osoby, której formularz dotyczy. - w dowolnej kasie Urzędu m.st. Warszawy,
- w opłatomacie w dowolnej siedzibie USC – jeśli jest dostępny.
Miejsce złożenia i odbioru
Wniosek możesz złożyć:
- w wybranej siedzibie USC,
[!] Wniosku nie złożysz w siedzibie przy ul. T. Chałubińskiego 8 (Sekcja Obrotu Zagranicznego) oraz w siedzibie przy ul. Falęckiej 10 oraz w siedzibie w al. Solidarności 90. - przez stronę ePUAP,
- pocztą.
[!] Wniosek o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego złóż do USC, w którym powinna znajdować się księga.
[!] Wniosek o zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz wniosek o zaświadczenie o stanie cywilnym możesz złożyć w każdym USC w Polsce.
Składam wniosek przez internet
Aby skorzystać z tej opcji musisz mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego – załóż go online.
- Wejdź na elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – epuap.gov.pl.
- Wypełnij wniosek i wybierz sposób płatności.
- Dołącz wymagane dokumenty.
- Wybierz, w jaki sposób chcesz otrzymać zaświadczenie.
- Złóż wniosek.
Zaświadczenia możesz otrzymać w formie dokumentu elektronicznego.
[!] Zaświadczenie w formie elektronicznej może być wykorzystane wyłącznie w systemach informatycznych instytucji, do których jest przekazywane. Wydruk takiego zaświadczenia nie jest dokumentem urzędowym.
Składam wniosek w urzędzie
- Sprawdź, gdzie dokładnie możesz złożyć wniosek.
- Pobierz i wypełnij odpowiedni wniosek. Podpisz go.
[!] Druki wniosków znajdziesz w sekcji Pliki do pobrania. Są też dostępne w urzędzie. - Zapłać opłatę skarbową za wydanie zaświadczenia (szczegółowe informacje w sekcji Opłaty).
- Dołącz do wniosku wymagane dokumenty.
- Złóż wniosek w dowolnej siedzibie USC lub wyślij go pocztą na jej adres.
Jak przekażemy Ci zaświadczenie
Zaświadczenie otrzymasz w formie, o którą poprosisz: papierowej lub elektronicznej. Przekażemy Ci je w podany we wniosku sposób: osobiście w urzędzie, listem poleconym lub drogą elektroniczną.
Jednostka odpowiedzialna
Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy.
Termin odpowiedzi
- Do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego.
- Do 10 dni roboczych – jeśli akt był sporządzony w innym urzędzie stanu cywilnego i nie został jeszcze przeniesiony do rejestru.
Tryb odwoławczy
Kierownik USC może odmówić wydania zaświadczenia, jeśli nie masz uprawnień do jego otrzymania, np. informacje, o które prosisz dotyczą innej osoby i nie wykażesz interesu prawnego do ich uzyskania. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie wydania zaświadczenia. Na złożenie odwołania masz 14 dni od daty otrzymania takiej decyzji. Odwołanie kieruj do Wojewody Mazowieckiego, ale złóż je u kierownika USC, który wydał odmowną decyzję.
Uwagi
- Zaświadczenie o stanie cywilnym może otrzymać wyłącznie osoba, której to zaświadczenie dotyczy (art. 49 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego).
- Zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby mogą otrzymać:
- osoba, której zaświadczenie dotyczy, i jej małżonek,
- wstępni: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie,
- zstępni: dzieci, wnuki prawnuki a także rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy,
- opiekun prawny (musi przedstawić prawomocne postanowienie sądu),
- inne osoby, które wykażą interes prawny na podstawie dokumentu.
[!] Interes prawny masz wtedy, gdy musisz przedstawić zaświadczenie, żeby załatwić swoją sprawę np. w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Aby wykazać taki interes prawny musisz przedstawić w USC dokument, który potwierdzi taką potrzebę np. wezwanie z sądu do złożenia zaświadczenia.
- Zaświadczenie o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego może otrzymać osoba:
- której dotyczy dokument potwierdzający zdarzenie (np. urodzenie),
- która wykaże interes prawny,
- która wykaże interes faktyczny w odtworzeniu dokumentu potwierdzającego zgon.
- Wielojęzyczny standardowy formularz do dokumentu urzędowego (tłumaczenie pomocnicze) jest wydawany do zaświadczeń o stanie cywilnym. Formularz nie jest samodzielnym dokumentem. Może być przedstawiany tylko z dokumentem, do którego został wydany, np. z zaświadczeniem o stanie cywilnym.
Wniosek o wydanie formularza możesz złożyć:
- jednocześnie z wnioskiem o wydanie dokumentu, do którego ma zostać dołączony,
- po wydaniu dokumentu, do którego ma być dołączony, pod warunkiem, że został wydany w USC. W tej sytuacji z wnioskiem o wydanie formularza musisz złożyć również ten dokument.
[!] We wniosku o wydanie formularza musisz podać język państwa członkowskiego Unii Europejskiej, w którym ma być sporządzony wielojęzyczny formularz.