Przeniesienie zagranicznego aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego
Zagraniczny dokument stanu cywilnego, który jest dowodem zawarcia małżeństwa, urodzenia lub zgonu oraz ich rejestracji, może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w Polsce. Transkrypcja zagranicznego dokumentu polega na wiernym przepisaniu jego treści, z uwzględnieniem tylko tych danych, które przewiduje polskie prawo.
Tutaj dowiesz się co musisz zrobić, aby przenieść zagraniczny akt stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego.
Krok po kroku
- Przyjdź do siedziby USC m.st. Warszawy przy ul. T. Chałubińskiego 8.
- Wypełnij wniosek i podpisz go.
- Złóż w urzędzie wniosek oraz pozostałe wymagane dokumenty.
- Zapłać opłatę skarbową za transkrypcję.
- Po rozpatrzeniu wniosku wydamy Ci odpis zupełny aktu po transkrypcji zagranicznego dokumentu lub decyzję o odmowie transkrypcji.
Wymagane dokumenty
- Wniosek o transkrypcję zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
- Oryginalny dokument stanu cywilnego, który podlega transkrypcji, wydany przez zagraniczny organ, który go sporządził.
[!] Dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula. - Dowód zapłaty opłaty skarbowej.
- Do wglądu dokument tożsamości wnioskodawcy – dowód osobisty, paszport.
- Jeśli chcesz załatwiać sprawę przez pełnomocnika przygotuj odpowiednie pełnomocnictwo. Jeśli chcesz złożyć kopię takiego pełnomocnictwa, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez:
- notariusza lub
- adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie lub
- upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę. Musisz wtedy okazać również oryginał dokumentu.
Jeśli chcesz sprawdzić jakie masz prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych w tej sprawie, przeczytaj naszą Klauzulę informacyjną.
Opłaty
50 zł – opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego po przeniesieniu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.
Opłatę za transkrypcję możesz zrobić:
- w dowolnej kasie Urzędu m.st. Warszawy,
- w opłatomacie w dowolnej siedzibie USC m.st. Warszawy – jeśli jest dostępny.
- przelewem na rachunek bankowy urzędu:
Urząd Miasta Stołecznego Warszawy
Centrum Obsługi Podatnika
21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
W tytule przelewu napisz za co jest ta opłata np. Opłata skarbowa za transkrypcję dokumentu stanu cywilnego XXX XXXXX [tu podaj imię i nazwisko osoby, której dokument dotyczy].
Możliwe opłaty dodatkowe
17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo, którego udzielasz małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku, wnukowi, prawnukowi) lub rodzeństwu jest zwolnione z opłaty.
Miejsce złożenia i odbioru
Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy – Sekcja Obrotu Zagranicznego, ul. T .Chałubińskiego 8.
Jednostka odpowiedzialna
Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy.
Termin odpowiedzi
Zajmiemy się Twoim wnioskiem niezwłocznie, zgodnie z kolejnością wpływających wniosków.
Tryb odwoławczy
Jeśli kierownik USC odmówi transkrypcji dokumentu, wyda Ci decyzję administracyjną. Masz 14 dni, żeby się od niej odwołać do Wojewody Mazowieckiego. Odwołanie zanieś lub prześlij do kierownika USC, który wydał Ci decyzję.
Uwagi
- Dokument stanu cywilnego sporządzony za granicą może być przeniesiony do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby, której akt dotyczy lub osoby, która wykaże interes prawny bądź interes faktyczny w przypadku rejestracji zgonu.
- Nie można transkrybować zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności. Autentyczność dokumentu można potwierdzić poprzez:
- legalizację go przez polskiego konsula lub
- opatrzenie go w klauzulę apostille.
[!] Apostille to poświadczenie o urzędowym charakterze. Potwierdza autentyczność podpisu i charakter, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, a także tożsamość pieczęci na dokumencie. Apostille wydaje organ państwa, z którego pochodzi ten dokument. Zasady stosowania apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 r. – z apostille można skorzystać, jeśli dane państwo jest stroną tej Konwencji.
- Nie możesz transkrybować dwukrotnie tego samego dokumentu.
- Transkrypcji można dokonać bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Zagraniczny dokument stanu cywilnego można wpisać do rejestru stanu cywilnego bez względu na jego datę wystawienia i datę zdarzenia którego akt dotyczy.
- Zagraniczny dokument stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez polskie prawo, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki dokument może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek osoby, której dotyczy, jej przedstawiciela ustawowego lub z urzędu.
- Jeśli składasz wniosek o transkrypcję dokumentu potwierdzającego zawarcie małżeństwa, w którym małżonkowie mogą złożyć oświadczenie o nazwisku jakie będą nosić po ślubie oraz o nazwisku dla dzieci zrodzonych z tego małżeństwa (o ile zagraniczny dokument nie zawiera tych danych), to wniosek ten musi być podpisany przez oboje małżonków.