Rejestracja urodzeń
Jeśli urodziło Ci się dziecko, musisz to zgłosić do urzędu stanu cywilnego (dalej USC) w ciągu 21 dni. Takie zgłoszenie może zrobić matka lub ojciec dziecka albo pełnomocnik rodzica.
Krok po kroku
- Zgłoszenie możesz zrobić osobiście w urzędzie lub przez internet. Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Miejsce złożenia i odbioru.
- Kierownik USC zarejestruje urodzenie dziecka, zamelduje je i przekaże Ci jego numer PESEL.
- Otrzymasz:
- jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia,
- powiadomienie o nadaniu numeru PESEL (jeśli dziecko otrzymało numer PESEL),
- potwierdzenie zameldowania dziecka (jeśli dziecko zostało zameldowane).
Wymagane dokumenty
- Do wglądu dokument tożsamości rodzica, który zgłasza urodzenie (dowód osobisty lub paszport).
- Jeśli jesteś cudzoziemcem i Twoje akty stanu cywilnego nie są wpisane w polskim USC, musisz przynieść do wglądu oryginały zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, które potwierdzają stan cywilny matki dziecka. Dokumenty te muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.
- Pełnomocnictwo – jeśli w sprawie zgłoszenia urodzenia dziecka reprezentuje Cię pełnomocnik. Jeśli chcesz złożyć kopię takiego pełnomocnictwa musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez jedną z tych osób:
- notariusza
- adwokata lub radcę prawnego, który jest pełnomocnikiem w sprawie
- upoważnionego pracownika urzędu, który prowadzi sprawę – musisz wtedy okazać również oryginał dokumentu.
- Zgłoszenie urodzenia dziecka przez ojca, który nie jest mężem matki dziecka, może nastąpić wyłącznie po złożeniu oświadczenia o uznaniu ojcostwa. Więcej informacji znajdziesz w karcie informacyjnej „Przyjęcie oświadczenia o uznaniu ojcostwa dziecka narodzonego lub dziecka poczętego”.
Jeśli chcesz sprawdzić jakie masz prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych w tej sprawie, przeczytaj naszą Klauzulę informacyjną (PDF, 488 kB).
Opłaty
Usługa jest bezpłatna.
Możliwe dodatkowe opłaty:
5 zł – opłata za poświadczenie kopii dokumentu za zgodność z oryginałem przez pracownika urzędu. Opłatę liczymy za poświadczenie każdej zaczętej strony. Jeśli składasz oryginały lub dokumenty już poświadczone za zgodność z oryginałem – nie będziemy pobierać tej opłaty.
17 zł – opłata skarbowa za złożenie dokumentu, który potwierdza udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo, którego udzielasz małżonkowi, wstępnemu (rodzicowi, dziadkowi), zstępnemu (dziecku) lub rodzeństwu jest bezpłatne.
Miejsce złożenia i odbioru
- przez internet
- osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy – dla dzieci urodzonych w Warszawie
Składam wniosek przez internet
Aby skorzystać z tej opcji, musisz mieć profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Jeśli nie masz jeszcze profilu zaufanego – załóż go online.
[!] Od 1 stycznia 2026 roku załatwisz sprawy urzędowe przez internet i skorzystasz z e-usług, tylko jeśli masz skrzynkę do e-Doręczeń.
E-doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Jeśli chcesz skorzystać z tego systemu, musisz złożyć wniosek o założenie ADE (adresu do doręczeń elektronicznych). Więcej o tym dowiesz się ze strony https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.
[!] Aby przyjąć twoje zgłoszenie, urząd musi otrzymać kartę urodzenia dziecka. Do urzędu przekazuje ją w ciągu 3 dni upoważniona do tego osoba, która odebrała poród – na przykład lekarz, położna.
- Wejdź na stronę https://www.gov.pl/web/gov/zglos-urodzenie-dziecka.
- Kliknij przycisk „Zgłoś urodzenia dziecka”
- Zaloguj się jednym z dostępnych sposobów.
- Wypełnij zgłoszenie. W kroku 3. wpisz imię lub imiona dziecka.
- Po wypełnieniu zgłoszenia system przekieruje Cię do usługi e-podpis na stronie pz.gov.pl, gdzie sprawdzisz i podpiszesz zgłoszenie elektronicznie.
- Możesz podpisać zgłoszenie za pomocą:
- profilu zaufanego,
- dowodu z warstwą elektroniczną (e-dowodu),
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Potwierdzenie wysłania zgłoszenia otrzymasz na swoją skrzynkę do e-Doręczeń i e-mail podany we wniosku.
[!] Kierownik USC może potrzebować od Ciebie wyjaśnień. Podaj w zgłoszeniu swój adres e-mail i numer telefonu – może to przyspieszyć załatwienie sprawy. - Czekaj na odpowiedź urzędu.
[!] Jeśli w Twoim zgłoszeniu urzędnik stwierdzi braki lub błędy, dostaniesz wiadomość na skrzynkę do e-Doręczeń
Składam wniosek osobiście w urzędzie
- W ciągu 21 dni od sporządzenia karty urodzenia przyjdź do siedziby Urzędu Stanu Cywilnego m.st. Warszawy. Więcej informacji dostaniesz w zaproszeniu ze szpitala, w którym urodziło się Twoje dziecko. Szpital ma 3 dni na przesłanie karty urodzenia do właściwego USC.
- Dokumenty otrzymasz od razu, w dniu zgłoszenia urodzenia.
Jednostka odpowiedzialna
Urząd Stanu Cywilnego m.st. Warszawy
Termin odpowiedzi
Urodzenie dziecka jest rejestrowane w dniu Twojego zgłoszenia.
Jeśli robisz zgłoszenie przez internet – urodzenie jest rejestrowane w następnym dniu roboczym.
Tryb odwoławczy
Kierownik USC może odmówić przyjęcia wybranych przez Ciebie imion dla dziecka. Może tak się stać, gdy uzna, że imiona nie spełniają wymagań ustawowych. Jeśli nie zaproponujesz innego imienia kierownik USC z urzędu wybierze imię dziecka. Dzięki temu zarejestruje urodzenie od razu. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną. Jeśli kierownik USC wyda Ci taką decyzję – masz 14 dni, żeby się od niej odwołać do wojewody. Odwołanie zanieś do kierownika USC, który wydał decyzję.
Uwagi
- W USC m.st. Warszawy możesz zgłosić wyłącznie dziecko, które urodziło się w Warszawie.
- Aby przyjąć Twoje zgłoszenie, USC musi otrzymać kartę urodzenia dziecka, którą przekazuje mu szpital w ciągu 3 dni od jej wystawienia.
- Urodzenie dziecka musisz zgłosić w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Jeśli nie zgłosisz urodzenia dziecka do urzędu w tym terminie – kierownik USC sam wybierze imię dla Twojego dziecka i zarejestruje jego urodzenie. Zrobi to na podstawie karty urodzenia.
- Nie ma sformalizowanej listy imion, które możesz nadać dziecku, ale weź pod uwagę ograniczenia:
- nie możesz nadać dziecku więcej niż 2 imion,
- imię nie może być ośmieszające ani nieprzyzwoite,
- imię nie może być zgłoszone w formie zdrobniałej.
- Możesz wybrać imię lub imiona obce niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców dziecka. Może to być imię, które nie wskazuje jednoznacznie na płeć, ale powszechnie przypisuje się je do danej płci.
- Jeśli dziecko urodziło się martwe – zgłoś jego urodzenie w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia. Kartę martwego urodzenia wystawi upoważniona do tego osoba, która odebrała poród – na przykład lekarz lub położna – i przekaże ją do USC w ciągu 1 dnia od jej wystawienia.