Warsaw 19115 - City Contact Center

Номер PESEL зі статусом UKR ви можете отримати, якщо є особою, яка легально прибула до Польщі у зв’язку з воєнними діями, що ведуться в Україні з 24 лютого 2022 року, і водночас ви є:

• громадянином України, який проживав в Україні до 24 лютого 2022 року, або членом його родини,
• особою без громадянства або громадянином третьої країни, іншої ніж Україна, який до 24 лютого 2022 року користувався міжнародним захистом або рівнозначним національним захистом в Україні, або членом його родини,
• особою без громадянства або громадянином третьої країни, іншої ніж Україна, який може довести, що до 24 лютого 2022 року законно перебував в Україні та не може безпечно та на постійній основі повернутися до країни або регіону походження.

[!] Якщо Ви хочете отримати довірений профіль, щоб мати можливість вирішувати офіційні питання в Польщі онлайн, Ви повинні мати:

• мобільний телефон з номером польського оператора, і Ви також повинні бути єдиним користувачем цього номера. 
• активну адресу електронної пошти, яку Ви використовуєте.

1. Завантажте та заповніть заяву на отримання номера PESEL у зв'язку з конфліктом в Україні.
   [!] Форми також доступні в управлінні. 
2. Подайте свою заяву до будь-якого представництва Управління з адміністративних та цивільних справ.
3. Посадова особа візьме у Вас відбитки пальців та зразок підпису. Ми не знімаємо:
   • відбитки пальців:  
     • у осіб, які не досягли 6 річного віку,
     • у яких тимчасово фізично неможливо зняти відбитки жодного з пальців, 
     • у яких фізично неможливо зняти відбитки пальців. 
   • копіювати власноручний підпис від особи: 
     • особа, яка не досягла 12-річного віку,
     • у випадках, коли підписати фізично неможливо.
4. Ми негайно надамо Вам номер PESEL.

1. Заява про присвоєння номера PESEL у зв’язку з конфліктом в Україні
   • польсько-українською мовою (PDF, 3,26 MB),
   • польсько-російською мовою (PDF, 5,81 MB).
2. Дійсний проїзний документ, що посвідчує Вашу особу — для перевірки.
3. Кольорова фотографія розміром 35×45 мм, зроблена на фотопапері не раніше, ніж за 6 місяців до дати подання заяви. Фотографія повинна відповідати вимогам, викладеним у регламенті. Перевірте, яким умовам має відповідати Ваше фото.
4. Документи, що підтверджують дані батьків, якщо PESEL надається неповнолітній особі.  

Якщо Ви хочете дізнатися про свої права щодо обробки Ваших персональних даних, ознайомтеся з нашим Інформаційним застереженням (PDF, 225 kB).

Вам не потрібно платити, щоб подати заявку на номер PESEL у зв'язку з конфліктом в Україні.

Заяву можна подати особисто до будь-якого представництва Управління з адміністративних та цивільних справ Управління міста Варшави.

Управління з адміністративних та цивільних справ м.ст. Варшави

Ми негайно розглянемо Вашу заяву.

У цій справі Ви не можете оскаржити рішення.

1. Ви не можете подати заяву про надання тимчасового захисту через отримання номера PESEL зі статусом UKR, якщо виконується будь-яка з таких умов: 
   • у Вас є дозвіл:
     • на постійне проживання, 
     • на тимчасове проживання, 
     • на проживання для довгострокового резидента ЄС, 
   • у Вас є статус біженця, 
   • у Вас є додатковий захист, 
   • у Вас є дозвіл:
     • на толерантне перебування,
     • на перебування з гуманітарних причин, 
   •  
   • ви подали в Польщі заяву про надання міжнародного захисту,
   • заяву про надання міжнародного захисту було подано від вашого імені,
   • ви отримали тимчасовий захист на території іншої держави-члена Європейського Союзу, ніж Польща, наданий у зв’язку з воєнними діями в Україні,
   • ви в’їхали на територію Польщі на підставі дозволу на перетин кордону в межах малого прикордонного руху.
2. Заяву може подати особа, яка має повну дієздатність. 
3. Від імені особи, яка не має дієздатності або дієздатність якої обмежена, або особи, яка за станом здоров'я чи інвалідністю не може самостійно подати заяву, заяву подає один з батьків, опікун, піклувальник, тимчасовий опікун, призначений судом з питань опіки та піклування, або особа, яка фактично опікується дитиною. 
4. Якщо Вам більше 18 років, то у заяві на отримання номера PESEL Ви можете дати згоду, щоб внести свої дані (адресу електронної пошти, номер мобільного телефону) до реєстру контактних даних і підтвердити свій довірений профіль.
5. Заяву про присвоєння номера PESEL зі статусом UKR потрібно подати протягом 30 днів з дня перетину кордону.
6. Якщо ви не подасте заяву про присвоєння номера PESEL протягом 30 днів від дня прибуття, ви втратите право на тимчасовий захист у Польщі.
7. Ви також втратите право на тимчасовий захист, якщо виїдете з Польщі більш ніж на 30 днів. 
8. Раніше видані довідки про користування тимчасовим захистом у Польщі, які видавав Керівник Управління у справах іноземців, замінюються присвоєнням номера PESEL зі статусом UKR, а також отриманням мобільного документа — карти Diia.

[!] Більше інформації ви знайдете на сторінці «Документ тимчасового захисту».

1. Закон від 24 вересня 2010 р. Про облік населення
2. Закон від 13 червня 2003 року Про надання іноземцям захисту на території Республіки Польща.

Номер PESEL со статусом UKR можно получить, если Вы — лицо, легально прибывшее в Польшу в связи с военными действиями, которые ведутся на территории Украины с 24 февраля 2022 года, и при этом являетесь:

• гражданином Украины, проживавшим в Украине до 24 февраля 2022 года, или членом его семьи;
• лицом без гражданства либо гражданином третьей страны (кроме Украины), который до 24 февраля 2022 года пользовался международной или эквивалентной ей национальной защитой в Украине, либо членом его семьи;
• лицом без гражданства либо гражданином третьей страны (кроме Украины), который может доказать, что до 24 февраля 2022 года легально пребывал в Украине и не имеет возможности в безопасных и стабильных условиях вернуться в страну или регион своего происхождения.

[!] Если Вы хотите получить доверенный профиль, чтобы иметь возможность решать официальные вопросы в Польше онлайн, у вас должны быть:

• мобильный телефон с номером польского оператора, и Вы также должны быть единственным пользователем этого номера. 
• активный адрес электронной почты, который Вы используете.

1. Загрузите и заполните заявление на получение номера PESEL в связи с конфликтом в Украине.
   [!] Вы также можете получить бланки на месте в управлении. 
2. Подайте заявление в любом представительстве Управления по административным и гражданским делам.
3. Должностное лицо возьмет у Вас отпечатки пальцев и образец подписи. Мы не снимаем:
   • отпечатки пальцев:  
     • у лиц, которым еще не исполнилось 6 лет,
     • у которых временно физически невозможно снять отпечатки ни одного пальца, 
     • у лиц, у которых физически невозможно снять отпечатки пальцев. 
   • cкопировать собственноручную подпись у лица: 
     • кто младше 12 лет,
     • где физически невозможно расписаться.
4. Мы немедленно назначим Вам номер PESEL.

1. Заявление о присвоении номера PESEL в связи с конфликтом в Украине:
   • на польско-украинском (PDF, 3,26 MB),
   • на польско-русском языке (PDF, 5,81 MB).
2. Действительный проездной документ, удостоверяющий Вашу личность — для проверки.
3. Цветная фотография 35×45 мм, сделанная на фотобумаге не ранее чем за 6 месяцев до даты подачи заявления. Фотография должна соответствовать требованиям, изложенным в правилах. Проверьте, каким условиям должна соответствовать Ваша фотография.
4. Документы, подтверждающие данные родителей, если PESEL выдается несовершеннолетнему.  

Если Вы хотите узнать, каковы Ваши права в отношении обработки Ваших персональных данных в данном деле, ознакомьтесь с нашим Информационным положением (PDF, 225 kB).

Вам не нужно платить за подачу заявления на получение номера PESEL в связи с конфликтом в Украине.

Заявление можно подать лично в любом из представительств Управления по административным и гражданским делам Управления города Варшава.

Управление по административным и гражданским делам г.ст. Варшава

Мы немедленно рассмотрим Ваше заявление.

В этом деле Вы не можете обжаловать решение.

1. Вы не можете претендовать на получение временной защиты путем присвоения номера PESEL со статусом UKR, если к Вам относится любое из следующих условий:  
   • у Вас есть:
     • разрешение на постоянное проживание, 
     • разрешение на временное проживание, 
     • вид на жительство долгосрочного резидента ЕС, 
   • у Вас есть статус беженца, 
   • у Вас есть дополнительная защита, 
   • у Вас есть разрешение:
     • на толерантное пребывание,
     • на гуманитарное пребывание, 
   •  
   • Вы подали в Польше заявление о предоставлении международной защиты;
   • заявление о предоставлении международной защиты было подано от Вашего имени;
   • Вы получили временную защиту в другой стране-члене Европейского Союза (кроме Польши) в связи с военными действиями в Украине;
   • Вы въехали на территорию Польши на основании разрешения на пересечение границы в рамках малого приграничного передвижения.
2. Заявление может быть подано лицом, обладающим полной дееспособностью. 
3. От имени недееспособного или ограниченно дееспособного лица, а также лица, которое по состоянию здоровья или инвалидности не может самостоятельно подать заявление, заявление подает один из родителей, опекун, попечитель, временный опекун, назначенный судом по опеке, или лицо, фактически осуществляющее опеку над ребенком. 
4. Если Вы старше 18 лет, то при подаче заявки на получение номера PESEL Вы можете согласиться внести свои данные (адрес электронной почты, номер мобильного телефона) в реестр контактных данных и подтвердить свой доверенный профиль.  
5. Заявление о присвоении номера PESEL со статусом UKR необходимо подать в течение 30 дней со дня пересечения границы.
6. Если Вы не подадите заявление на получение PESEL в течение 30 дней с даты прибытия, Вы утратите право на временную защиту в Польше.
7. Право на временную защиту утрачивается также в случае выезда из Польши на срок более 30 дней. 
8. Справки о пользовании временной защитой в Польше, выдававшиеся ранее начальником Управления по делам иностранцев, заменяются присвоением номера PESEL со статусом UKR и получением электронного документа (карты Diia).

[!] Дополнительную информацию можно найти на странице «Документ временной защиты»

1. Закон от 24 сентября 2010 г. об учете населения
2. Закон от 13 июня 2003 г. о предоставлении иностранцам защиты на территории Республики Польша

You can obtain a PESEL number with UKR status if you are a person who legally arrived in Poland in connection with the military operations conducted in Ukraine from 24 February 2022, and at the same time you are:

• a Ukrainian citizen who lived in Ukraine before February 24, 2022, or you are a member of his/her family,
• a stateless person or a citizen of a third country other than Ukraine who benefited from international protection or equivalent national protection in Ukraine before February 24, 2022, or you are a member of his/her family,
• a stateless person or a citizen of a third country other than Ukraine, who can prove that he/she legally resided in Ukraine before February 24, 2022, and who cannot return to his/her country or region of origin in safe and sustainable conditions.

[!] If you want to obtain a trusted profile in order to be able to handle official matters in Poland online, you must have:

• a mobile phone with a number from a Polish operator and you must also be the sole user of that number. 
• an active e-mail address you are using.

1. Download and complete the application for a PESEL number in connection with the conflict in Ukraine.
   [!] You can also obtain the form at the office. 
2. Submit your application to any Administration & Resident Services District Delegation.
3. The clerk will take your fingerprints and a signature. We do not take:
   1. We do not take fingerprints from:  
      1. a person who is under 6 years of age,
      2. a person from whom it is temporarily physically impossible to take fingerprints of any of the fingers, 
      3. a person from whom fingerprinting is physically impossible. 
   2. copy a handwritten signature from a person:
      1. a person who is under 12 years of age,
      2. where it is physically impossible to sign.
4. We will assign you your PESEL number immediately.

1. Application for a PESEL number in connection with the conflict in Ukraine
   1. in Polish-Ukrainian (PDF, 3,26 MB),
   2. in Polish-Russian (PDF, 5,81 MB).
2. For inspection - a valid travel document that proves your identity.
3. A 35×45 mm colour photograph taken on photographic paper no earlier than 6 months before the date of application. The photograph must meet the requirements set out in the regulations. Check what conditions your photo should meet.
4. Documents that confirm the parents' details if a PESEL is to be assigned to a minor.  

If you want to know what your rights are in relation to the processing of your personal data in this case, please read our Information Clause (PDF, 225 kB).

You do not need to pay a fee for assigning a PESEL number due to the conflict in Ukraine.

You may submit your application in person at any Administration & Resident Services District Delegation of the City of Warsaw.

Administration & Resident Services Department of the City of Warsaw

We will respond to your request promptly.

You cannot appeal in this case.

1. You cannot apply for temporary protection by assigning a PESEL number with UKR status if you meet any of the following conditions: 
   • you have permission:
     • for permanent residence, 
     • for temporary residence, 
     • for the residence of a long-term EU resident, 
   • you have a status of a refugee, 
   • you have subsidiary protection, 
   • you have permission:
     • for tolerated stay,
     • for residence on humanitarian grounds, 
   • you have submitted or have submitted applications for international protection in Poland,
   • applications for international protection have been submitted on your behalf,
   • you have received temporary protection in the territory of a European Union Member State other than Poland, granted due to war operations conducted in Ukraine,
   • you have entered the territory of Poland based on a local border traffic permit.
2. An application may be submitted by a person who has full legal capacity. 
3. On behalf of a person who lacks legal capacity or has limited legal capacity, or of a person who, due to a health condition or disability, is unable to make the application individually, the application shall be submitted by one of the parents, a guardian, a court-appointed administrator, a temporary guardian appointed by the guardianship court, or a person who has actual custody of the child. 
4. If you are over 18 years of age, you can agree on assigning a PESEL number to enter your data (e-mail address, mobile phone number) in the contact data register and to confirm your trusted profile.
5. You must submit an application for a PESEL number with UKR status within 30 days of crossing the border.
6. If you do not apply for a PESEL number within 30 days of your arrival, you will lose the right to temporary protection in Poland.
7. You will lose the right to temporary protection if you leave Poland for more than 30 days. 
8. The existing certificates of temporary protection in Poland issued by the Head of the Office for Foreigners are replaced by the assignment of a PESEL number with UKR status, and consequently, downloading a mobile document, i.e. the Diia card.

[!] You can find more information online at "Temporary Protection Office" 

1. Act of 24 September 2010 on Population Registration
2. Act of 13 June 2003 on Granting Protection to Foreigners within the Territory of the Republic of Poland

Если у вас родился ребенок, вы должны сообщить об этом в ЗАГС (далее USC) в течение 21 дня. Такое заявление может подать мать или отец ребенка или доверенное лицо родителя.

1. Заявление можно подать лично в USC или онлайн. Подробную информацию см. в разделе Место подачи и получения.
2. Начальник USC зарегистрирует рождение ребенка, зарегистрирует его по месту жительства и предоставит вам его номер PESEL.
3. Вы получите:
   • одну бесплатную сокращенную копию свидетельства о рождении,
   • уведомление о присвоении номера PESEL (если ребенок получил номер PESEL),
   • подтверждение регистрации ребенка по месту жительства (если ребенок был зарегистрирован по месту жительства).

1. Для проверки - документ, удостоверяющий личность родителя, заявившего о рождении (удостоверение личности или паспорт).
2. Если Вы — иностранец и сведения о Вашем гражданском состоянии не внесены в польский реестр (USC), необходимо предъявить оригиналы иностранных документов о гражданском состоянии, подтверждающих семейное положение матери ребенка. К этим документам также приложен перевод на польский язык, выполненный присяжным переводчиком.
3. Доверенность — в случае, если при подаче заявления о рождении ребенка Ваши интересы представляет доверенное лицо. Если Вы намерены подать копию такой доверенности, ее верность оригиналу должна быть засвидетельствована одним из следующих лиц:
   • нотариусом,
   • адвокатом или юрисконсультом, являющимся доверенным лицом по делу,
   • уполномоченным сотрудником ведомства, рассматривающего дело.  — в этом случае необходимо также предъявить оригинал документа.
4. Заявление о рождении ребенка отцом, не состоящим в браке с матерью ребенка, может быть принято только при условии подачи заявления о признании отцовства. Дополнительная информация содержится в информационном листке «Принятие заявления о признании отцовства в отношении родившегося или зачатого ребенка»

Если вы хотите узнать, какими правами обладаете в отношении обработки ваших персональных данных в этом деле, ознакомьтесь с нашим Информационным положением (PDF, 488 kB).

Услуга предоставляется бесплатно.

Возможны дополнительные сборы:
5 злотых — пошлина за заверение сотрудником USC копии документа на соответствие оригиналу. Мы взимаем плату за заверение каждой начатой страницы. Если вы представляете оригиналы или документы, уже заверенные как подлинные копии, мы не будем взимать эту пошлину.
17 злотых - гербовый сбор за подачу документа, подтверждающего выдачу доверенности. Доверенность, которую вы выдаете супругу, родственнику по восходящей линии (родитель, бабушка или дедушка), родственнику по нисходящей линии (ребенок) или брату или сестре, выдается бесплатно.

1. онлайн
2. лично в USC Варшавы - для детей, родившихся в Варшаве

Я подаю заявление онлайн
Для использования этой опции необходимо иметь доверенный профиль или квалифицированную подпись. Если у вас еще нет доверенного профиля, создайте его онлайн.
[!] С 1 января 2026 года для того, чтобы скачать справку через интернет, вам потребуется ящик для электронных отправлений (e-Doręczenia). 
[!] Э - доставка — это электронный эквивалент заказного письма с подтверждением получения. Если вы хотите использовать эту систему, вам необходимо подать заявку на получение электронного адреса доставки (ADE). Вы можете узнать больше об этом на https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.

Я подаю заявление лично в USC
[!] Чтобы принять ваше заявление, USC должен получить карту рождения ребенка. Она передается в USC в течение 3 дней уполномоченным лицом, принявшим роды, например, врачом, акушеркой.

1. Перейдите на страницу https://www.gov.pl/web/gov/zglos-urodzenie-dziecka. 
2. Нажмите кнопку «Зарегистрировать рождение ребенка»
3. Войдите в систему одним из доступных способов. 
4. Заполните заявление. На шаге 3. введите имя или имена ребенка.
5. После заполнения формы система перенаправит Вас к сервису электронной подписи на сайте pz.gov.pl, где Вы сможете проверить и подписать заявление в электронном виде.
6. Подписать заявление можно с помощью:
   • доверенного профиля (profil zaufany),
   • удостоверения личности с электронным чипом (e-dowód),
   • квалифицированной электронной подписи.
7. Подтверждение отправки заявления придет в Ваш почтовый ящик e-Doręczenia и на адрес электронной почты, указанный в заявке.

[!] Руководителю органа ЗАГС (USC) могут потребоваться дополнительные пояснения. Укажите в заявлении свой адрес электронной почты и номер телефона — это может ускорить рассмотрение дела.

8. Ждите ответа от учреждения. 

[!] Если в Вашем заявлении будут обнаружены ошибки или недостающие сведения, Вы получите сообщение в почтовый ящик e-Doręczenia.

Я подаю заявление лично в USC

1. В течение 21 дня после оформления карты рождения придите в USC Варшавы. Более подробную информацию вы получите в письме-приглашении из больницы, где родился ваш ребенок. У больницы есть 3 дня, чтобы отправить карту рождения в компетентный USC.
2. Вы получите документы сразу же, в день заявления о рождении.

Отделение записи актов гражданского состояния города Варшавы.

Рождение ребенка регистрируется в день вашего заявления.
Если вы подаете заявление онлайн, рождение регистрируется на следующий рабочий день.

Начальник USC может отказаться принять имена, которые вы выбрали для своего ребенка. Это может произойти, если он сочтет, что имена не соответствуют установленным законом требованиям. Если вы не предложите другого имени, начальник USC выберет имя ребенку в служебном порядке. Это позволит немедленно зарегистрировать рождение ребенка. После этого вы получите административное решение. Если начальник USC вынесет такое решение, у вас есть 14 дней, чтобы обжаловать его у воеводы. Обжалование необходимо передать начальнику USC, принявшему решение. 
 

1. В органе ЗАГС (USC) столичного города Варшавы можно зарегистрировать только того ребенка, который родился в Варшаве.
2. Для того чтобы принять ваше заявление, USC должен получить карту рождения ребенка, которая направляется ему больницей в течение 3 дней после ее выдачи.
3. Вы должны сообщить о рождении ребенка в течение 21 дня с момента выдачи карты рождения. Если вы не сообщите о рождении ребенка в USC в указанные сроки - начальник USC сам выберет имя для вашего ребенка и зарегистрирует его рождение. Он сделает это на основании карты рождения.
4. Не существует официального списка имен, которые вы можете дать своему ребенку, однако учитывайте следующие ограничения:
   • вы не можете дать своему ребенку более 2 имен,
   • имя не может быть смешным или неприличным,
   • имя не может быть представлено в уменьшительно-ласкательной форме.
5. Вы можете выбрать иностранное имя или имена независимо от гражданства или национальности родителей ребенка. Это может быть имя, которое прямо не указывает на пол, но обычно присваивается определенному полу.
6. Если ребенок родился мертвым - сообщите о рождении в течение 3 дней с момента выдачи карты мертворождения. Карта мертворождения выдается уполномоченным лицом, принявшим роды, например, врачом или акушеркой, и передается в USC в течение 1 дня с момента ее выдачи.
    

1. Закон от 28 ноября 2014 года - Закон о записях актов гражданского состояния.
2. Закон от 24 сентября 2010 года о регистрации населения.
3. Закон от 16 ноября 2006 года о гербовом сборе.

Версия 1.0 от 31.01.2024.

If you have had a baby, you must report it to the Civil Registrar’s Office (hereafter CRO) within 21 days. Such an application can be made by the child's mother or father or the parent's attorney.

1. You can submit an application in person at the office or online. You will find details in the Submission and Collection Point section.
2. The head of the CRO will register the birth of the child, register the child and provide you with the child's PESEL (personal identification) number.
3. You'll receive the following:
   • one free abridged copy of the birth certificate,
   • notification of the PESEL number assignment (if the child has been given a PESEL number),
   • confirmation of the child's registered place of residence (if the child is registered).
      

1. Identity document of the parent reporting the birth (identity card or passport) for inspection.
2. If you are a foreigner and your civil status records are not registered with the Polish Civil Registry Office, you must bring for inspection the original foreign civil status documents that confirm the marital status of the child's mother. These documents must also be translated into Polish by a sworn translator.
3. Power of attorney – if you are represented by an attorney in the matter of registering the birth of your child. If you wish to submit a copy of the power of attorney, it must be certified as a true copy by one of the following persons:
   • a notary,
   • an attorney or legal adviser who is an agent in the case,
   • an authorised employee of the office who handles the case - you must then also present the original document.
4. The birth of a child by a father who is not married to the child’s mother may be reported only after submitting a declaration of recognition of paternity. For more information, please see the information card "Acceptance of a declaration of recognition of paternity of a born or conceived child".

If you wish to check what rights you have in relation to the processing of your personal data in this case, please read our Information Clause (PDF, 488 kB).

This service is free of charge.

Possible additional fees:

PLN 5 - fee for certification of a document copy for conformity with the original by an employee of the office. We charge the fee for the certification of each page started. If you are submitting originals or documents already certified as true copies - we will not charge this fee.
PLN 17 - stamp duty for submitting a document that confirms the granting of a power of attorney. The power of attorney you grant to a spouse, ascendant (parent, grandparent), descendant (child) or sibling is free of charge.

1. via the Internet
2. in person at the Civil Registrar’s Office of the City of Warsaw - for children born in Warsaw

I am applying online

To use this option you must have a "profil zaufany" (trusted profile) or a qualified signature. If you do not yet have a trusted profile - set one up online.
[!] From January 1, 2026, to download the certificate online, you need an e-Delivery mailbox.
[!] E-Deliveries is the electronic equivalent of a registered letter with acknowledgement of receipt. If you want to use this system, you must apply for an Electronic Delivery Address (ADE). You can learn more about it on the https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.
[!] To accept your application, the office must receive your child's birth certificate. It is forwarded to the office within 3 days by the authorised person who delivered the baby - for example, a doctor, midwife.

1. Go to https://www.gov.pl/web/gov/zglos-urodzenie-dziecka.
2. Click the "Report Child Birth" button
3. Log in using one of the available methods.
4. Complete the application. In step 3, enter your child's name or names.
5. After completing the application, the system will redirect you to the e-signature service on the pz.gov.pl website, where you can check and sign the application electronically.
6. You can sign the application using:
   • the trusted profile,
   • your ID card with an electronic layer (e-ID card),
   • the qualified electronic signature.
7. You will receive confirmation of submission of your application in your e-Delivery mailbox and at the email address provided in the application.
   [!] The Head of the Office for Foreigners may need some clarification from you. Please provide your e-mail address and phone number in your report – this may speed up the process.
8. Wait for the office's response. 

[!] If the official finds any omissions or errors in your application, you will receive a message in your e-Delivery mailbox.

I am applying in person at the office

1. Within 21 days of your birth certificate being drawn up, come to the Civil Registrar’s Office of the City of Warsaw. You will receive more information in the invitation letter from the hospital where your baby was born. The hospital has 3 days to send the birth certificate to the competent CRO.
2. You will receive the documents immediately, on the day of the birth notification.

Civil Registry Office of the City of Warsaw.

The birth of a child is registered on the day of your application.
If you submit the application online - the birth is registered on the following working day.

The head of the CRO may refuse to accept the names you have chosen for your child. This may happen if they consider that the names do not meet the statutory requirements. If you do not propose another name, the head of the CRO will choose the child's name ex officio. This will register the birth immediately. You will then receive an administrative decision. If the head of the CRO issues such a decision - you have 14 days to appeal it to the governor. Take the appeal to the head of the CRO who issued the decision. 

1. At the Office for Foreigners of the capital city of Warsaw, you can only register a child who was born in Warsaw.
2. In order to accept your application, the CRO must receive the child's birth certificate, which is forwarded to it by the hospital within 3 days of its issue.
3. You must report your child's birth within 21 days of the issue of the birth certificate. If you do not report the your child's birth to the authority by this deadline - the head of the CRO will choose a name for your child individually and register their birth. They will do so on the basis of the birth certificate.
4. There is no formalised list of names you can give your child, but consider the limitations:
   • you cannot give your child more than 2 names,
   • the name must not be ridiculous or indecent,
   • the name may not be submitted in a diminutive form.
5. You can choose a foreign name or names regardless of the citizenship or nationality of the child's parents. It may be a name that does not explicitly indicate gender, but is commonly assigned to a particular gender.
6. If the baby is stillborn - report the birth within 3 days of the issue of the stillbirth card. The stillbirth card will be issued by the authorised person who delivered the baby - for example, a doctor or midwife - and will be forwarded to the Civil Registrar's Office within 1 day of its issue.

1. Act of 28 November 2014 - Civil Registry Records Act.
2. The 24 September 2010 Population Registration Act.
3. The 16 November 2006 Stamp Duty Act.